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Labos : vous allez accueillir un chercheur étranger ?

L'espace Ulys est à votre disposition pour vous accompagner dans les démarches relatives à cet accueil. N'hésitez pas également à renvoyer les chercheurs et doctorants étrangers vers notre service afin de les aider dans les différentes formalités.

Vous trouverez ci-dessous toutes les informations nécessaires. 

 

 

La convention d'accueil


La convention d'accueil est un document administratif officiel qui précise la nature et la durée des travaux de recherche d'un scientifique étranger. Ce document donne permet:

  • de travailler légalement en France;
  • de solliciter un visa mention "scientifique-chercheur", qu'il soit de long séjour ou non.

La convention d'accueil valant autorisation de travail, ce document est indispensable quelle que soit la durée du séjour et même si le scientifique n'a pas besoin de solliciter de visa.

Qui a besoin d'une convention d'accueil ?

La convention d'accueil est nécessaire pour la plupart des chercheurs et doctorants étrangers originaires d'un pays tiers, quelle que soit la durée de séjour.

La convention d'accueil n'est pas requise pour:

  • les doctorants et scientifiques originaires de l'Union Européenne (excepté Croatie), de l'Espace Economique Européen et de Suisse;
  • les doctorants étrangers inscrits dans un établissement d'enseignement supérieur français, mais ne possédant pas de contrat de travail français. Ces derniers doivent venir en suivant la procédure étudiant.

 

Les étapes pour établir une convention d'accueil

La convention d'accueil étant une condition à la délivrance d'un visa D de long séjour "scientifique-chercheur", nous vous recommandons de commencer la procédure dès que vous êtes informé de l'arrivée d'un chercheur étranger. En effet, les délais de signature sont relativement longs (2 mois environ). Or, sans cette convention d'accueil dûment complétée et signée, le scientifique ne pourra faire sa demande de visa.

La convention d'accueil étant un document officiel encadrant le travail et l'immigration des scientifiques étrangers en France, elle doit être complétée et signée de manière rigoureuse. L'espace Ulys peut vous aider dans ces démarches. Vous trouverez ci-dessous les différentes étapes à respecter scrupuleusement:

  1. Avant de délivrer toute convention d'accueil, vérifier que le scientifique aura les ressources suffisantes pour vivre en France et sera bien couvert par une assurance santé lors de son séjour (Assurance maladie si salarié ou assurance santé privée selon les cas.)
  2. Compléter le cadre A et B de la convention d'accueil. L'espace Ulys répondra à toutes vos questions concernant cette étape;
  3. Faire signer la convention d'accueil dûment complétée par le chef d'établissement ;
  4. Faire signer la convention d'accueil par la préfecture du lieu d'implantation de votre établissement d'enseignement supérieur de rattachement;
  5. Envoyer la convention d'accueil au scientifique en lui demandant de remplir les informations personnelles le concernant et de la signer à son tour.

 

L'assurance santé

Lors de la signature de la convention d'accueil, l'établissement d'enseignement supérieur a la responsabilité de vérifier que le scientifique disposera d'une assurance santé couvrant ses éventuels frais médicaux lors de son séjour en France.

Il existe trois types de couverture santé possibles selon la situation du scientifique ou doctorant étranger que vous accueillez:

L'Assurance Maladie du régime français de la Sécurité sociale

Seuls les scientifiques et doctorants en possession d'un contrat de travail français peuvent en bénéficier. La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) envoyée par le service RH s'occupant du contrat de travail ne suffit pas pour ouvrir les droits du scientifique étranger. Pour pouvoir bénéficier des remboursements de l'Assurance Maladie, celui-ci devra également déposer un dossier de demande d'immatriculation auprès de la CPAM. 
En savoir plus

La Sécurité sociale étudiante

La sécurité sociale étudiante donne droit au remboursement des soins de santé pendant toute la durée de l'année universitaire. Elle n'est accessible qu'aux doctorants de moins de 28 ans (étrangers ou non) inscrits dans un établissement d'enseignement supérieur français. La souscription à la sécurité sociale étudiante pour ces doctorants est obligatoire et se fait lors de l'inscription administrative en thèse.

Les assurances santé privées

Ces assurances concernent tous les scientifiques et doctorants étrangers ne pouvant bénéficier des deux types de couverture santé ci-dessus. Ces assurances doivent être souscrites auprès de compagnies d'assurances privées dans le pays d'origine ou en France. 

Le coût de ces assurances est généralement très élevé. C'est pourquoi il est important que le chercheur étranger le prévoie dans son budget. Parfois, le laboratoire peut prendre en charge le coût de cette assurance.

Contactez l'espace Ulys pour en savoir plus sur les assurances